Log In
Sign Up
- Job Description and Requirements
-
الوحدة
وحدة الشؤون المالية والادارية
المسمى الوظيفي
رئيس/ة قسم الشؤون الادارية
رمز الوظيفة
——-
المسؤول/ة المباشر/ة
مدير/ة وحدة الشؤون المالية والادارية
المسؤولون تجاهه
- اخصائي/ة تكنولوجيا المعلومات
- مسؤولة/ة الموارد البشرية
- مسؤولة/ة الخدمات الادارية والديوان
- مسؤول/ة اللوازم والمشتريات
- مسؤول/ة المستودع
- سائق/ة
- خدمات النظافة
الهدف العام للوظيفة
هي أحد الأقسام الاساسية والتي تقوم من خلال موظفيها بتنفيذ كافة الخدمات المؤسسية المتعلقة بالشؤون الإدارية والديوان والأرشفة والمشتريات وإدارة اللوازم والمستودعات وتكنولوجيا المعلومات وغيرها من الخدمات المؤسسية المساندة لعمل اللجنة الوطنية والوحدات الأخرى لها، بالاضافة إلى تخطيط الموارد البشرية واستقطابها واختيارها وتعيينها وتطوير قدراتها ومهاراتها والاحتفاظ بها، وبما يساهم في الارتقاء بالأداء المؤسسي للأمانة العامة وتطوير خطط عملها وموازناتها، وتلبية احتياجات اللجنة وتحسين أداء وحدات اللجنة، وخفض التكاليف، والاشراف على العمليات الادارية اليومية بالتعاون مع فرق العمل، لتحقيق الأهداف المؤسسية للجنة.
الواجبات والمسؤوليات:
مهام استراتيجية
- إعداد الخطط والبرامج السنوية للقسم لتساهم في تحقيق الأهداف المؤسسة ووضع الموازنة التقديرية المصاريف المتوقعة للقسم، وذلك بالتنسيق مع القسم المالي ورفعها إلى المدير المباشر، وضبط مصاريف القسم ضمن الميزانية المحددة.
- الإشراف على تنفيذ كافة الخدمات المؤسسية المتعلقة بالشؤون الإدارية والديوان والموارد البشرية والمشتريات وإدارة اللوازم والمستودعات وتكنولوجيا المعلومات وخدمات النظافة.
- متابعة أعمال كافة المهام الأساسية لموظفي القسم الاداري :
- الديوان والأرشفة
- الموارد البشرية
- تكنولوجيا المعلومات
- اللوازم والمشتريات والمستودعات
- تخطيط الموارد البشرية واستقطابها واختيارها وتعيينها وتطوير قدراتها ومهاراتها
- المشاركة في تنسيق فعاليات ونشاطات اللجنة وتطوير خطط عملها وموازانتها.
- التنسيب بالتعليمات والبرامج الخاصة بسياسات وإجراءات إدارة وتنمية الموارد البشرية واللوازم والمستودعات، والديوان وتكنولوجيا المعلومات والسير في إجراءات اعتمادها وتنفيذها وتحديثها.
- تطوير آليات وأنظمة فعّالة لمتابعة وتقييم أداء الموظفين/ات ومدى التزامهم/ن وقدرتهم/ن على تنفيذ المهام الموكلة إليهم/ن وتطوير خطط العمل التنفيذية والموازنات الخاصة بعملهم/ن .
- عقد الورش التوعية لرؤساء/رئيسات الوحدات والموظفين/ات لتعريفهم بالتعليمات الإدارية والإجراءات المطلوبة منهم/ن ومسؤولياتهم/ن في هذا الخصوص وتدريبهم/ن على آليات ونماذج تطبيق الإجراءات الخاصة بمهامهم/ن.
- مراجعة تقارير سير العمل الدورية للوحدات التنظيمية في اللجنة، وتحديد المشاكل والصعوبات التي تواجه الموظفين/ات، ووضع التوصيات والاقتراحات اللازمة لمعالجتها سواء بتطوير قدراتهم/ن أو بتعديل آليات العمل واجراءاته.
- المساهمة في خطة إدارة المعرفة بالتنسيق مع العاملين/ات باللجنة الوطنية.
مهام فنية وتنفيذية
- ضمان التطبيق الفعّال لتقارير تقييم أداء الموظفين/ات.
- التأكد من سلامة عمليات الشراء والتخزين وإدارة اللوازم.
- الموافقة على صرف اللوازم من المستودعات.
- تمثيل القسم في كل ما يتعلق بأعمال اللجنة ذات العلاقة كلجان المشتريات والعطاءات والموارد البشرية.
- إدارة ومتابعة عمل كافة موظفي القسم.
- إعداد الخطط التنفيذية للأعمال اليومية والشهرية والطارئة للعمل الإداري لدى اللجنة.
- التوقيع على المراسلات الإدارية المتعلقة بموظفين االقسم (الإجازات، العقوبات… الخ).
- التأكد من أن جميع الشراكات الخارجية محافظ عليها.
- التأكد من تقديم الدعم اللوجيستي لكافة الوحدات الوظيفية بما فيها المشاريع والمنح.
- الاجتماع دورياً مع المرؤوسين لمتابعة سير الأعمال ومناقشة اقتراحاتهم واتخاذ الإجراءات المناسبة.
- إعداد التقارير الخاصة والدورية حول سير العمل في القسم وإنجازاتها ورفعها للرئيس المباشر
- متابعة كل ما يتعلق بالمرؤوسين من إجازات ومغادرات وغيرها إعداد التقييم السنوي المعتمد للمرؤوسين وفقاً للمواعيد المقررة مع بيان التوصيات اللازمة وفقا لنظام تقييم الأداء المعتمد في اللجنة.
- القيام بأي مهام أو مسؤوليات أخرى تتعلق بطبيعة العمل.
–
المؤهلات العلمية
الأساسية:
- بكالوريوس في القانون أو الادارة العامة أو أي تخصص ذو علاقة.
الخبرات العملية
الأساسية:
8 سنوات خبرة عملية ذات علاقة بالوظيفية.
المرغوب بها:
- خبرات متخصصة في الادارة العامة والتخطيط الاستراتيجي في منظمات المجتمع المدني والمؤسسات غير الربحية او الحكومية.
- إجازة في ممارسة مهنة المحاماة النظامية .
المعارف والمهارات الفنية:
- معرفة بمبادئ التخطيط الاستراتيجي والمتابعة والتقييم المبني على النتائج.
- المعرفة الفنية العالية في مجال إدارة الموارد البشرية ومعرفة المصطلاحات الفنية في مجال الإختصاص.
- معرفة في مجال تخطيط الموارد البشرية، وتحديد الاحتياجات التدريبية وتقييم الأداء.
- المعرفة بالتعليمات التي تنظم عمل الموارد البشرية والشؤون الإدارية.
- معرفة في مجال إدارة الجودة وإعداد دليل إجراءات العمل التنفيذية.
- معرفة في إجراءات المشتريات واللوازم.
- معرفة في مجال التطوير المؤسسي وإدارة التغيير.
المعارف والمهارات الإدارية:
- المهارات القيادية
- الرؤية الشمولية والتخطيط الإستراتيجي.
- تقييم أداء المرؤوسين بموضوعية وعدالة.
- تنمية مؤهلات المرؤوسين وتوفير بيئة تعلم.
- تعزيز الاتجاهات الايجابية في العمل.
- العمل بكفاءة تحت ضغط العمل.
- المعرفة في مجال العمل
- الإلمام بالتوجهات والسياسات في مجال عمل اللجنة.
- معرفة المستجدات والمنهجيات الحديثة في مجال العمل.
- القدرة على طرح أفكار ومبادرات فنية وخلاقة ملائمة.
- كتابة التقارير والمخاطبات بالعربية والانجليزية.
- مهارات الاتصال الفعّال
- الاتصال المهني الفعال .
- مهارات تفاوض عالية.
- توافر الخبرة ومهارات مؤثرة في تقديم العروض التوضيحية والمرئية.
- مهارة التعامل مع الزملاء/الزميلات والجمهور.
- اتخاذ القرار ومعالجة المشكلات
- طرح الحلول البديلة ومعالجة المشاكل بأفضل الطرق.
- التفكير السريع والمعالجة الفعالة تحت ضغط العمل.
- فهم المسائل المعقدة وتفسيرها للمرؤوسين/ات المعنيين.
- اتخاذ القرارات على أساس الرأي المتوازن والمحكم للموقف، والقدرة على تحديد أفضل الخيارات المتاحة.
- القدرة على المساءلة
- المتابعة المستمرة لأعمال ونشاطات المرؤوسين/ات وتوثيق الملاحظات، وعقد اجتماعات دورية لذلك.
- القدرة العالية على التقييم.
- استخدام أنظمة فعالة لمساءلة المرؤوسين.
- إعطاء التغذية الراجعة الخطية والشفوية للمرؤوسين/ات.
- استخدام تطبيقات الحاسوب
- إتقان تطبيقات الحاسوب (Word, Outlook, Internet, PowerPoint).
- التخاطب بكفاءة عالية باللغتين بواسطة البريد الإلكتروني وكافة مواقع التواصل الاجتماعي.
يريرجى التقديم عبر البريد الالكتروني [email protected]/HR_JNCW@ johud.org.jo،علماً ان آخر موعد لاستقبال الطلبات 24/6/2023
